Dokumenty
Każdy akt notarialny wymaga zgromadzenia odpowiedniej dokumentacji, na poparcie oświadczeń stron czynności zamieszczonych w akcie notarialnym. Zapewniając sprawną organizację fazy przygotowawczej do czynności notarialnej, wskazaliśmy Państwu spis dokumentów niezbędnych do dokonania najbardziej typowych czynności notarialnych oraz informację gdzie można je uzyskać.
Należy jednak pamiętać, że charakter danej sprawy może spowodować konieczność dostarczenia jeszcze innych, wymaganych dokumentów, dlatego przed każdą czynnością prosimy kontaktować się bezpośrednio z Kancelarią osobiście, telefonicznie lub e-mailem.
Poprawność dostarczonych dokumentów podlega weryfikacji i potwierdzeniu przez pracowników Kancelarii przed dokonaniem czynności notarialnej. Do przygotowania projektu aktu notarialnego wystarczy złożyć kopie bądź skany wymaganych dokumentów, natomiast oryginały muszą zostać przedłożone najpóźniej w dniu podpisania aktu notarialnego.
Dokumenty i dane potrzebne do każdej czynności notarialnej w przypadku osób fizycznych:
- dane: imiona, nazwisko, imiona rodziców, miejsce zamieszkania (nie zameldowania), PESEL, numer dokumentu stwierdzającego tożsamość;
- ważny dokument stwierdzający tożsamość tj. dowód osobisty (UE lub ukraińska id karta), paszport, polska karta pobytu (który należy mieć ze sobą w momencie dokonywania czynności notarialnej);
- pełnomocnictwo, w przypadku działania przez pełnomocnika (nie dotyczy Aktu poświadczenia dziedziczenia);
- numer identyfikacji podatkowej – NIP, w przypadku osób fizycznych czynnie prowadzących działalność gospodarczą;
- umowa majątkowa małżeńska, jeśli została zawarta np. rozdzielność majątkowa, rozszerzenie wspólności majątkowej;
- przy umowach informacja o stanie cywilnym (aktualnym oraz w przypadku zbywcy – również w momencie nabycia zbywanego przedmiotu).
Dokumenty i dane potrzebne do każdej czynności notarialnej w przypadku osób prawnych lub spółek osobowych:
- dane osób reprezentujących osobę prawną lub spółkę osobową: imiona, nazwisko, miejsce zamieszkania (nie zameldowania), PESEL, numer ważnego dokumentu stwierdzającego tożsamość (który należy mieć ze sobą w momencie dokonywania czynności notarialnej);
- informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców lub odpis aktualny z rejestru przedsiębiorców, tekst jednolity umowy spółki lub statut;
- pełnomocnictwo, w przypadku działania przez pełnomocnika.
Akt poświadczenia dziedziczenia:
- Testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony;
- Odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy;
- Odpis skrócony aktu urodzenia spadkobiercy (dotyczy osób, które nie zmieniały nazwiska);
- Odpis skrócony aktu małżeństwa spadkobiercy (dotyczy osób, które po zawarciu związku małżeńskiego zmieniły nazwisko (w przypadku małżonka osoby zmarłej, wydany po śmierci spadkodawcy, z adnotacją o ustaniu małżeństwa);
- Odpis skrócony aktu zgonu spadkobiercy (dotyczy spadkobierców którzy nie dożyli otwarcia spadku;
- Zaświadczenie o numerze PESEL zmarłego;
- Numer księgi wieczystej (jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość gruntowa, lokalowa, prawo użytkowania wieczystego lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dla którego prowadzona jest księga wieczysta);
- Umowy o zrzeczeniu się dziedziczenia, zawarte pomiędzy spadkodawcą, a spadkobiercami (jeśli zostały sporządzone);
- Oświadczenia o odrzuceniu lub przyjęciu spadku, jeśli zostały wcześniej sporządzone;
Wszystkie odpisy aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu) można uzyskać w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego;
UWAGA: akty stanu cywilnego nie mogą być w wersji elektronicznej.
Oświadczenie o odrzuceniu spadku:
- Odpis skrócony aktu zgonu osoby zmarłej, po której ma być złożone oświadczenie o odrzuceniu spadku – Dowolny Urząd Stanu Cywilnego;
- Informacja czy osoba zmarła sporządziła testament;
- Informacja o ostatnim miejscu zwykłego pobytu osoby zmarłej w chwili śmierci i jej ostatnim miejscu zamieszkania;
- Dane pozostałych spadkobierców ustawowych bądź testamentowych – jeśli wiadome (imiona i nazwiska, adresy zamieszkania, stosunek pokrewieństwa z osobą zmarłą, a w przypadku osób małoletnich – również daty urodzenia, informacja o osobach, które już odrzuciły spadek – wskazanie daty i aktu zawierającego odrzucenie);
- Jeżeli toczy się postępowanie sądowe – numer sygnatury akt.
Dodatkowo w przypadku oświadczeń składanych w imieniu osób małoletnich:
- Odpis skrócony aktu urodzenia osoby małoletniej – Dowolny Urząd Stanu Cywilnego;
- Kopia złożonego wniosku o wydanie zezwolenia na dokonanie czynności prawnej przekraczającej zakres zwykłego zarządu majątkiem osoby małoletniej, a polegającej na odrzuceniu spadku – z pieczątką sądu, określającą datę wpływu;
- Prawomocne postanowienie sądu o udzieleniu zezwolenia na odrzucenie spadku w imieniu małoletniego – Sąd opiekuńczy (Sąd Rejonowy – Wydział Rodzinny i Nieletnich) właściwy ze względu na miejsce zamieszkania dziecka w Polsce.
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji z najmu okazjonalnego:
- Wypełniona i podpisana przez strony umowa najmu okazjonalnego;
Pełnomocnictwo:
- Dane pełnomocnika, tj. imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania;
- Informacje dotyczące treści i zakresu pełnomocnictwa, a jeśli pełnomocnictwo dotyczy nieruchomości – numer księgi wieczystej tej nieruchomości.
Testament:
- Dane osoby powoływanej do spadku lub wydziedziczonej (imiona, nazwisko, imiona rodziców, aktualny adres zamieszkania, data i miejsce urodzenia);
- Jeśli testament zawierać ma wydziedziczenie – powody wydziedziczenia;
- Jeśli testament zawierać ma zapis windykacyjny – szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości: numer księgi wieczystej lub akt notarialny, będący podstawą nabycia nieruchomości).
Umowa majątkowa małżeńska ustanawiająca rozdzielność majątkową:
- Umowa majątkowa małżeńska zawierana PRZED zawarciem związku małżeńskiego – INFORMACJE: data i miejsce planowanego zawarcia związku małżeńskiego;
- Umowa majątkowa małżeńska zawierana PO zawarciu związku małżeńskiego – DOKUMENTY: odpis skrócony aktu małżeństwa (do okazania) – Dowolny Urząd Stanu Cywilnego.
Zbycie nieruchomości gruntowej (np. sprzedaż lub darowizna):
- Dokument stanowiący podstawę nabycia (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia, akt własności ziemi);
- Wypis z rejestru gruntów z adnotacją, że dokument ten przeznaczony jest do dokonania wpisu w księdze wieczystej Starostwo Powiatowe właściwe, ze względu na miejsce położenia nieruchomości;
- Wypis z kartoteki budynków z adnotacją, że dokument ten przeznaczony jest do dokonania wpisu w księdze wieczystej − jeśli nieruchomość jest zabudowana Starostwo Powiatowe właściwe, ze względu na miejsce położenia nieruchomości;
- Wypis i wyrys z mapy ewidencyjnej z adnotacją, że dokument ten przeznaczony jest do dokonania wpisu w księdze wieczystej – jeśli w akcie notarialnym zamieszczony będzie wniosek o odłączenie działki z dotychczasowej księgi wieczystej Starostwo Powiatowe właściwe, ze względu na miejsce położenia nieruchomości;
- Zaświadczenie o tym, czy nieruchomość jest lub nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu oraz czy dla nieruchomości została wydana decyzja, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach Starostwo Powiatowe właściwe, ze względu na miejsce położenia nieruchomości;
- Zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu – Gmina właściwa, ze względu na miejsce położenia nieruchomości;
- Zaświadczenie o podjętej uchwale o rewitalizacji i prawie pierwokupu nieruchomości lub braku takich uchwał (tylko w przypadku umowy sprzedaży) – Gmina właściwa, ze względu na miejsce położenia nieruchomości;
- Ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, jeśli nastąpił podział nieruchomości i nie jest wprowadzony do księgi wieczystej – Wójt, Burmistrz lub Prezydent Miasta właściwy, ze względu na miejsce położenia nieruchomości;
- Mapa z projektem podziału nieruchomości, jeśli nastąpił podział nieruchomości i nie jest wprowadzony do księgi wieczystej;
- Zaświadczenie potwierdzające, że nabycie zbywanej nieruchomości było zwolnione od podatku od spadków i darowizn albo należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia (tylko w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia od dnia 11 sierpnia 1983 roku oraz gdy nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zachowku od dnia 1 stycznia 2007 roku) – Urząd Skarbowy właściwy ze względu na położenie nieruchomości;
- Umowa kredytowa, jeśli nabycie będzie finansowane z kredytu;
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych na pobyt stały lub czasowy − jeśli nieruchomość jest zabudowana (zalecane w przypadku umowy sprzedaży, jednak zależne od ustaleń stron umowy) – Gmina właściwa, ze względu na miejsce położenia nieruchomości;
- Świadectwo charakterystyki energetycznej(tylko w przypadku umowy sprzedaży).
Zbycie nieruchomości lokalowej (np. sprzedaż lub darowizna):
- Dokument stanowiący podstawę nabycia (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia);
- Zaświadczenie o podjętej uchwale o rewitalizacji i prawie pierwokupu nieruchomości lub braku takich uchwał (tylko w przypadku umowy sprzedaży) – Gmina właściwa, ze względu na miejsce położenia nieruchomości;
- Zaświadczenie potwierdzające, że nabycie zbywanej nieruchomości było zwolnione od podatku od spadków i darowizn albo należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia (tylko w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia od dnia 11 sierpnia 1983 roku oraz gdy nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zachowku od dnia 1 stycznia 2007 roku) – Urząd Skarbowy właściwy ze względu na położenie nieruchomości;
- Umowa kredytowa, jeśli nabycie będzie finansowane z kredytu;
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych na pobyt stały lub czasowy (zalecane w przypadku umowy sprzedaży, jednak zależne od ustaleń stron umowy) – Gmina właściwa, ze względu na miejsce położenia nieruchomości;
- Świadectwo charakterystyki energetycznej (tylko w przypadku umowy sprzedaży).
Zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub użytkowego (np. sprzedaż lub darowizna):
- Zaświadczenie o przysługującym prawie do lokalu Spółdzielnia Mieszkaniowa;
- Dokument stanowiący podstawę nabycia (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia, przydział, umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu);
- Zaświadczenie potwierdzające, że nabycie zbywanego prawa było zwolnione od podatku od spadków i darowizn albo należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia (tylko w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia od dnia 11 sierpnia 1983 roku oraz gdy nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zachowku od dnia 1 stycznia 2007 roku) – Urząd Skarbowy właściwy ze względu na położenie nieruchomości;
- Umowa kredytowa, jeśli nabycie będzie finansowane z kredytu;
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych na pobyt stały lub czasowy (zalecane w przypadku umowy sprzedaży, jednak zależne od ustaleń stron umowy) – Gmina właściwa, ze względu na miejsce położenia nieruchomości;
- Świadectwo charakterystyki energetycznej (tylko w przypadku umowy sprzedaży).
Zgoda na wyjazd dziecka:
DOKUMENTY: Do poświadczenia podpisu należy przedłożyć gotowe oświadczenie oraz ważne dokumenty tożsamości. Podpisy składane są dopiero w obecności notariusza.
Masz pytania?
Zapraszamy do kontaktu osobiście, telefonicznie, mailowo lub za pomocą formularza: